リモートワークにも適切なコミュニケーションを加速させる日記システム
リモートワークには日記システム
最近は地方で働くリモートワークの考え方が広まってきましたが、 リモートワークを導入する際の問題の 1 つに コミュニケーション不足の発生 があります。 普段オフィスに一緒に過ごしているならば、お昼を食べにいったりと交流の機会もありますが、 同じプロジェクトを進める等の接点がない限り、なかなかお互いを知り合う機会がないと思います。
私が働いているソニックガーデンではリモートワークを推進していて、 remottyというリアルタイムの顔が見えるチャットシステムを自分達で開発することで、 コミュニケーション不足問題を解決していますが、 日報ではなく日記を書く ことも、効果があると思ったので紹介します。
日報と日記？
まず、日報と日記って何が違うのかが曖昧だと説明しにくいので、最初に私が思っている日報と日記の違いを説明します。 ベン図にしてみました、どんな内容が日報と日記に含まれているのかを書いています。
日報は日記の中の仕事の一部という位置づけです。 なので、日記にしたことで、今まで日報で書いていた内容がなくなるということは無い と考えています。
日報の目的
日報では、その日の業務内容をタイムスケジュールと一緒に、業務内容や所感、気付きといったものが書かれています。 目的としては、上司に業務の進捗や不明点、所感といったものを伝える ことで、 上司が部下の進捗を把握できたり、日報を書く人が自分で PDCA サイクルを回せるようになることが念頭に置かれています。
この 部下 → 上司 といった一方通行の流れや、 自分自身のこと で留まってしまうため コミュニケーション に関することは考慮されていません。
そこで、日報の枠を飛び出して、日記にしていくことでコミュニケーションの部分が増えてきます。
日記の内容
日記では、書ける範囲が急に広がります。例を上げると
- 家族（娘の誕生日だった等の情報で家族構成がわかる）
- 飲み会（◯◯ さんとざっくばらんに話して、意外な一面を知って書いておく）
- 趣味（オフィスで苔を育ててますなど、話のネタができる）
- 仕事のグチ（このシステムすごい UI がダメで使いにくいなど、問題点を共有）
- モヤモヤしてること（どうすれば開発効率が上がるのか等普段気にしていることを周りに知ってもらえる）
- 忙しさ（◯◯ に時間が取られて仕事が進まない等、これも問題点として共有できる）
- 振り返り（振り返りの内容を書くことで他の人達も、自分の振り返りの参考にできる）
等の話が書かれているので、これらを知ることができるだけでもチームとしてのコミュニケーションができてくると思います。
日報を書く文化でなく読み合う文化
日報は書くことも大事ですが、お互いに読み合う文化も同時に大事です。 日報のように上司だけが読むのではなく、みんなで読み合うことで、お互いのことを知ることができる ようになります。 ソニックガーデンが自前で作っている日記ツールでは、投稿するとメールがメンバー全員に送信され、誰が日記を読んだのかもわかりますし、 気に入ったものには'イイね'ももらえるので、ちゃんと読んでもらっていることがわかって安心します。
経営者が何をしているのかも知ることができる
経営者も日記を同様に書くことで普段何しているのかを、社員に知ってもらえます。 ソニックガーデンでも代表の倉貫が毎日日記を投稿しているので、普段なかなか知ることができない、 経営方針に関することも書かれていて、社員は どういう風に会社が動いているのかのイメージもしやすい です。 「ザ・ビジョン」という本で、CEO が毎朝全社員に向けて、メールを送ることで社員のビジョンを同じ方向に向けていく話がありますが、 それと似ているかもしれません。
日記で仕事のスピードも早くなる
仕事の効率化でもプラスになっていて。例えば、
新しいプロジェクトでアンケートフォームを実装することになったけど、そういえば ◯◯ さんがこの前アンケートフォームを実装したって書いてたな。
となれば、その人に聞くことで無駄に悩む時間が減りますし、時間がかかった等の苦労話にコメントがついて議論が生まれたりアドバイスがあったりして、 チームとしての効率性も上がってきます。
新しく入った人もなじみやすくなる
もし、新しいメンバーが入ってきた時も日記システムは役に立ちます。 まず、今までの日記は残されているので、他の人の日記を読むことで、 その人の趣味や普段思っていること、どのプロジェクトに関わっているのかもわかります。
そして、新しいメンバーの人が書く日記自体も、その人のことを知る材料にはなるのですが、 実は 他の人が書いた新しいメンバーの人について書いている日記も役に立つ んです。
新しいメンバーの ◯◯ さんと話したけど、実は高校で陸上のインターハイに出るほどのスポーツマン。
みたいなことは、自分の日記では謙遜してしまって書きづらいですが、他の人が新しいメンバーの人について日記で書いていくので、 どんな人なのかの情報が早く広まります。 本人から聞くだけでは限界がある、個人的な話も効率的に皆が知ることができます。
もちろん、まだまだ問題山積みだけど
今回は日報を日記にしてみることで、リモートワークのコミュニケーションが円滑になる話をしましたが。 もちろん、リモートワークの際の問題は色々残っていると思います。
しかし、そういった部分を技術やアイデアで解決していって、誰もが家から作業ができてオフィスを持たないような企業が日本でも、 どんどん生まれてくると働き方が変わって、働きやすい社会になるんじゃないかなと思ってます。
リモートワークのメリットなどについては、書籍の「強いチームはオフィスを捨てる」が読みやすくてオススメです。 強いチームはオフィスを捨てる: 37 シグナルズが考える「働き方革命」